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Posse

Atualizado em 16/07/18 14:57.

Evento | Posse

Momento no qual os cargos da administração universitária (diretoria de unidades, de órgãos, Reitoria e Pró-reitorias) são transmitidos aos eleitos de novos mandatos.

Planejamento e organização de cerimônias de posse na UFG: 

 

Pré-evento

Data, horário e local

     • Verificar com o diretor do órgão ou unidade acadêmica a data, o horário e o local do evento. Ter cautela para que o evento não fique próximo a outros eventos importantes da UFG; 

  • Assegurar-se da disponibilidade do local do evento para a data escolhida e verificar de perto as características do espaço (se o local é aberto, de boa acessibilidade, com estacionamento, se há espaço para o serviço de alimentação, quantidade suficiente de cadeiras para convidados, dentre outros aspectos conforme a programação do evento);


Disponibilidade do Reitor e equipe de cerimonial 

     •  Agendar o evento junto ao Gabinete da UFG (3521-1063);

  • Entrar em contato com a equipe de Cerimonial da Secretaria de Comunicação (Secom) UFG e agendar o evento. 

Cerimonial 

  • Confirmar com a equipe de Cerimonial da UFG a estrutura necessária para o serviço (púlpito, microfones, mesa diretiva, dentre outros);

  • Enviar o nome completo dos(as) novos(as) diretores(as) empossados (as) para a elaboração do roteiro. 

Convite 

  • A arte do convite será elaborada pela equipe de Publicidade Institucional da Secom e enviada para o(a) diretor(a) que tomará posse aprovar o texto;

  • A equipe de Cerimonial da Secom enviará os convites, via e-mail, para: pró-reitores, diretores de Unidades Acadêmicas e órgãos da UFG;
  • A Unidade Acadêmica/órgão deverá encaminhar o convite do evento, respeitando os prazos necessários.

 Divulgação e cobertura fotográfica

    • Providenciar a divulgação e a cobertura fotográfica do evento junto a equipe de Jornalismo da Secom - UFG com, no mínimo 10 dias de antecedência;

Fornecedores 

  • Detalhar serviços necessários ao evento (decoração, alimentação, recepção, sonorização, projeção, dentre outros) e solicitar orçamentos para contratação (se necessário);

  • Entrar em contato com fornecedores escolhidos para o evento e repassar detalhes de chegada/montagem, bem como saída/desmontagem;

  • Definir, junto à equipe de sonorização, música ambiente para o evento, bem como músicas de impacto para momentos importantes da cerimônia como: assinatura do termo de posse, pronunciamentos ou homenagens;


2 dias antes do evento:

  •  Visitar novamente o local do evento e conferir a estrutura disponível;
  • Repassar os detalhes do evento com a nova diretoria e comissão gestora a ser empossada, verificando se há alterações e sugestões; 

    No dia do evento

  •  Ir ao local do evento para acompanhar a chegada e a montagem dos serviços contratados;
  • Repassar detalhes do cerimonial com a equipe responsável informando, com antecedência, as últimas alterações na programação;
  • Os diretores e os responsáveis pelo evento deverão chegar com 1 hora de antecedência no local da cerimônia. 

  

  Pós-evento

Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos semelhantes e para registro histórico das realizações da unidade acadêmica. No relatório constam: a análise da participação do público; resultados de despesas e receitas; resultados obtidos com a divulgação (anexar matérias divulgadas sobre o evento); pontos positivos e negativos e as fotos.

Essa etapa abrange ainda:

• Pagamento de fornecedores;
• Devolução de materiais emprestados;
• Envio de agradecimentos a convidados e autoridades;

• Check list para eventos (clique aqui).
 

Equipe de Relações Públicas 
Secretaria de Comunicação UFG 
62 3521-1010/1706  | relacoespublicas.secom@ufg.br 

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