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Inaugurações

Atualizado em 26/06/18 15:30.

Evento | Inauguração 

É o momento destinado a entregar à sociedade ou a um grupo específico um novo espaço/local pronto para ser utilizado. Inclui homenagens, descerramento de placas e corte da fita inaugural.


Planejamento e organização de cerimônias de
inauguração na UFG:


Pré-evento 

Data, horário e local

     •  Verificar com o diretor do órgão ou unidade acadêmica a data, o horário e o local do evento. Ter cautela para que o evento não fique próximo a outros eventos importantes da UFG; 

  • Assegurar-se disponibilidade do local do evento para a data escolhida e verificar de perto as características do espaço (se o local é aberto, de boa acessibilidade, com estacionamento, se há espaço para o serviço de alimentação, quantidade suficiente de cadeiras para convidados, dentre outros aspectos conforme a programação do evento);

  • Fiscalizar a limpeza e organização do local a ser inaugurado (importante: a inauguração é uma apresentação pública de um espaço pronto para ser utilizado. Portanto, não se inaugura um local em andamento. Nesse caso, denominamos o evento como "Lançamento" ou "apresentação de um projeto", com visita às obras);
  • Caso o local a ser inaugurado receba o nome de alguma autoridade ou ex-professor da UFG, consultar as especificações da lei LEI Nº 6.454, DE 24 DE OUTUBRO DE 1977, que dispõe sobre a denominação de logradouros, obras serviços e monumentos públicos, e dá outras providências. Além disso, informar a data, local e horário do evento a um representante do homenageado.

Disponibilidade do Reitor e equipe de cerimonial 

  •  Agendar o evento junto ao Gabinete da UFG (3521-1063);
  •  Entrar em contato com a equipe de Cerimonial da Secretaria de Comunicação (Secom) UFG e agendar o evento.

Cerimonial 

  • Confirmar com a equipe de Cerimonial da UFG a estrutura necessária para o serviço (púlpito, microfones, mesa diretiva, dentre outros);
  • Informar a equipe o tamanho da placa para providenciarem os tecidos;
  • Alinhar as informações do evento para elaboração do roteiro de cerimonial.

Placa de Inauguração 

  • Demandar a arte da placa para equipe de Publicidade Institucional da Secretaria de Comunicação UFG;
  • Solicitar a Secretaria de Infraestrutura (Seinfra) UFG a confecção e instalação da placa de inauguração, conforme arte elaborada anteriormente. Obs.: encaminhar a arte com 10 dias úteis.

Convite 

  • A arte do convite será elaborada pela equipe de Publicidade Institucional da Secom e enviada para o(a) diretor(a) aprovar o texto;
  • A equipe de Cerimonial da Secom enviará os convites, via e-mail, para: pró-reitores, diretores de Unidades Acadêmicas e órgãos da UFG;
  • A Unidade Acadêmica/órgão deverá encaminhar o convite do evento, respeitando os prazos necessários.

 Divulgação e cobertura fotográfica

    • Providenciar a divulgação e a cobertura fotográfica do evento junto a equipe de Jornalismo da Secom - UFG com, no mínimo 10 dias de antecedência.

Fornecedores 

  •  Detalhar serviços necessários ao evento  (alimentação, recepção, sonorização, projeção, dentre outros) e solicitar orçamentos para contratação (se necessário);
  • Entrar em contato com fornecedores escolhidos para o evento e repassar detalhes de chegada/montagem, bem como saída/desmontagem;
  • Definir, junto à equipe de sonorização, música ambiente para o evento, bem como músicas de impacto para momentos importantes da cerimônia como: assinatura do termo de posse, pronunciamentos ou homenagens.


2 dias antes do evento:

  •  Visitar novamente o local do evento e conferir a estrutura disponível;
  • Repassar os detalhes do evento com a nova diretoria e comissão gestora a ser empossada, verificando se há alterações e sugestões. 


No dia do evento:

  • Ir ao local do evento e acompanhar a chegada e montagem dos serviços contratados, incluindo apresentação musical;
  • Repassar alterações na programação do evento à equipe responsável pelo cerimonial (no mínimo, 8 horas antes do evento).


Pós-evento:

  • Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos futuros e para registro histórico das realizações da unidade acadêmica ou órgão. No relatório constam: a análise da participação do público, cópias de listas de presença, resultados de despesas e receitas, resultados obtidos com a divulgação (reunir as notícias publicadas sobre o evento), pontos positivos e negativos do evento e as fotos.

Essa etapa abrange ainda:

• Pagamento de fornecedores;
• Devolução de materiais emprestados;
• Envio de agradecimentos a convidados e autoridades.

 
Equipe de Relações Públicas 
Secretaria de Comunicação UFG 
62 3521-1010/1706  | relacoespublicas.secom@ufg.br 

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