Organizando eventos técnico-científicos

 

1) DEFINIR COORDENADORES GERAIS E COMITÊ TÉCNICO-CIENTÍFICO PARA O EVENTO 

Coordenação e organização

Responsabilidades: elaborar o planejamento geral do evento (data, horário, local); elaborar um prospecto de programação (atividades); elaborar o cronograma de atividades; estabelecer, monitorar e garantir o trabalho sinérgico das equipes de apoio; coordenar o evento e suas atividades; garantir a realização do evento conforme o planejado; elaborar o relatório final do evento.

Comitê técnico, científico e cultural

Responsabilidades: elaborar a programação detalhada do evento (alterando-a quando necessário); definir conteúdo do material técnico a ser distribuído (apostilas, cartilhas, anais, compêndios e outros);convidar palestrantes; receber e coordenar a apresentação de trabalhos científicos. 

 

2) DEFINIR DATA, HORÁRIO/PERÍODO DO EVENTO

A data do evento está intimamente ligada à quantidade de público esperado. Por isso, é importante observar alguns detalhes. A primeira iniciativa é verificar se, na data pretendida ou data próxima, um evento semelhante estará ocorrendo. Atentar também para proximidade de feriados e datas comemorativas relevantes como dia das mães, dia dos pais, Natal e outros.

Do mesmo modo, determinar o horário do evento exige cautela. Prolongar atividades cansa o público e dispersa a atenção. Por isso, deve-se monitorar a duração de aberturas solenes, atividades técnico-científicas e também os intervalos. Zelar ainda pelo respeito ao horário limite do evento, caso contrário, a evasão no encerramento será grande.

 

3) ELABORAR UM PROSPECTO DA PROGRAMAÇÃO 

De modo sucinto, um evento é composto por:

- abertura (com serviços de alimentação ou não);

- atividades (técnicas, sócio-culturais) sequenciais ou simultâneas;

- intervalos (almoços e coffee-breaks);

- encerramento (com serviços de alimentação ou não).

 

4) ESCOLHENDO O LOCAL DO EVENTO

Em eventos técnico-científicos a programação está diretamente relacionada à escolha do local do evento, ou seja, o local do evento só é definido quando sabemos o que oferecer ao público. Exemplo: se o evento é um cogresso, que terá simultaneamente uma feira, oficinas e palestras, então, o local do evento deverá ter uma estrutura física capaz de acomodar todas essas atividades (auditórios, salas para oficinas, espaço para exposições, local para almoço, dentre outros).

Na escolha do local para o evento é preciso considerar aspectos como:

• facilidade de acesso e de localização (existência de sinalização e placas indicativas);
• infraestrutura (se possui boa iluminação, climatização, adaptação a portadores de necessidades especiais, se é coberto; se pisos, escadas e elevadores estão em bom estado; se há bebedouros; quantidade suficiente de banheiros, quantidade suficiente de mesas e cadeiras, se possui copa ou cozinha industrial para os serviços de alimentação; local para carga e descarga, entre outros itens)
• condições de hospedagem, alimentação e transporte próximos;
• existência de espaços para coffee-breaks, coquetel, jantar (quando necessário);
• presença de estacionamento;
• presença de serviços essenciais próximos (postos de saúde, hospitais, supermercados, papelarias, fotocopiadoras, bancos);
• existência de segurança;
• acessibilidade (banheiros e auditórios adaptados).

Além do Centro de Cultura e Eventos Prof. Ricardo Freua Bufáiçal, a UFG dispõe de vários espaços, localizados nas unidades acadêmicas, nos campus I e II. Alguns locais são cedidos sem ônus. Outros, possuem taxa de manutenção. Para consulta aos dados de espaços de eventos da UFG, acessar Locais de eventos da UFG;

 

5) DETALHAMENTO DA PROGRAMAÇÃO

Após a definição de data, local e prospecto da programação, têm-se as condições necessárias para detalhamento dos temas e também dos profissionais destinados às mesas redondas, cursos, oficinas, conferências e palestras. 

 

6) DEFINIR DEMAIS RECURSOS NECESSÁRIOS AO EVENTO

•    recursos materiais: o que é utilizado no evento (itens de escritório, impressos, itens promocionais/brindes, objetos de sinalização, itens de cerimonial);

•    serviços: o que é preciso contratar para o evento (decoração, alimentação, sonorização, projeção, iluminação, transporte, hospedagem);

•    recursos tecnológicos: que equipamentos e recursos tecnológicos serão utilizados (telefones, computadores, máquinas copiadoras, leitores de crachás, máquinas de cartão de crédito, etc.);

•    recursos humanos: quem irá trabalhar no evento (recepcionistas, seguranças, garçons, mestre de cerimônias, fotógrafos, dentre outros profissionais).

 

7) FAZER UM CHECK-LIST

Quer ter certeza de que pensou em tudo?

Para conferir, temos o check-list.

 

8) ESTABELECER OUTRAS EQUIPES E  RESPONSABILIDADES

Para executar tudo que foi planejado, o evento necessita de equipes. A formação de equipes e suas responsabilidades dependerá do porte e formato do evento: grandes eventos pressupõem a formação de muitas equipes, afinal, são várias as atividades a serem executadas. 

Modelo para divisão de equipes e responsabilidades

 

9) ELABORAR UM CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

Modelo de cronograma

 

10) EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES PROGRAMADAS

Nessa etapa, o coordenador geral do evento deverá ter em mãos um check-list para verificar as atividades já executadas e quais estão a executar ou alterar.

 

12) PÓS-EVENTO

Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos futuros da unidade e para registro histórico das realizações da Faculdade.

No relatório constam a análise da participação do público, cópias de listas de presença, avaliações do público sobre o evento, resultados de despesas e receitas, resultados obtidos com a divulgação (reunir as notícias sobre o evento), pontos positivos e negativos do evento e as fotos.

Essa etapa abrange ainda:

•    pagamento de fornecedores;

•    devolução de materiais emprestados;

•    envio de agradecimentos a convidados e autoridades.