Posse

 

PRÉ-EVENTO:

• Verificar com o diretor do órgão ou unidade acadêmica a data, o horário e o local do evento. Ter cautela para que o evento não fique próximo a outros eventos importantes da UFG;

• Elaborar a programação do evento: se haverá composição de mesa, pronunciamentos, apresentação cultural, homenagens, serviço de alimentação (café, almoço, coquetel ou jantar);

• Assegurar-se da disponibilidade do local do evento para a data escolhida e verificar de perto as características do espaço (se o local é aberto, de boa acessibilidade, com estacionamento, se há espaço para o serviço de alimentação, quantidade suficiente de cadeiras para convidados, dentre outros aspectos conforme a programação do evento).

• Agendar evento junto ao Gabinete da UFG;

• Elaborar a arte do convite (clique aqui pra visualizar um modelo de convite);

• Preparar um banco de dados completo dos convidados - formato planilha - contendo o nome, cargo e endereço. Esse banco de dados será importante para eventos futuros;

• Tendo a lista e o quantitativo geral de convidados, solicitar a confecção dos convites de modo a evitar excesso ou carência de material;

• Detalhar serviços necessários ao evento (cerimonial, decoração, alimentação, segurança, recepção, sonorização, projeção, dentre outros) e solicitar orçamentos para contratação.

• Caso o evento conte com apresentação cultural, entrar em contato com o artista/grupo e verificar rider técnico (lista de equipamentos para a apresentação) assegurando-se que o local e o momento escolhido são adequados. 

• Imprimir etiquetas para os convites;

• Repassar os detalhes do evento com a nova diretoria e comissão gestora a ser empossada, verificando se há alterações e sugestões;

• Providenciar a divulgação do evento junto à ASCOM da UFG com, no mínimo 10 dias de antecedência;

• Providenciar a elaboração de slides que contenham nome completo da nova diretoria e cargos. Essa nova ordem administrativa poderá ser apresentada ao público durante o pronunciamento do novo diretor;

• Entrar em contato com fornecedores escolhidos para o evento e repassar detalhes de chegada/montagem, bem como saída/desmontagem;

• Visitar novamente o local do evento e conferir a estrutura disponível;

• Confirmar com a equipe do Cerimonial da UFG a estrutura necessária para o serviço (púlpito, microfones, mesa diretiva, dentre outros).

• Encaminhar convites do evento, respeitando os prazos necessários;

• Confirmar presença das autoridades convidadas;

• Definir, junto à equipe de sonorização, música ambiente para o evento, bem como músicas de impacto para momentos importantes da cerimônia como: assinatura do termo de posse, pronunciamentos ou homenagens.

NO DIA DO EVENTO:

• Ir ao local do evento para acompanhar a chegada e a montagem dos serviços contratados;

• Repassar detalhes do cerimonial com a equipe responsável informando, com antecedência, as últimas alterações na programação;

 

PÓS-EVENTO:

Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos semelhantes e para registro histórico das realizações da unidade acadêmica. No relatório constam: a análise da participação do público; resultados de despesas e receitas; resultados obtidos com a divulgação (anexar matérias divulgadas sobre o evento); pontos positivos e negativos e as fotos.

Essa etapa abrange ainda:

• Pagamento de fornecedores;
• Devolução de materiais emprestados;
• Envio de agradecimentos a convidados e autoridades.

 

MATERIAIS DE APOIO:

• Check list para eventos (clique aqui);
• Recomendações sobre Cerimonial e apresentação cultural em eventos (clique aqui);