Inaugurações

PRÉ-EVENTO:

• Verificar a data do evento com diretor da unidade ou órgão. Ter cautela para que o evento não fique próximo ou na mesma data de outros eventos importantes da UFG;

• Elaborar a programação do evento: se haverá composição de mesa, pronunciamentos, apresentação musical, serviço de alimentação (café, almoço, coquetel ou jantar);

• Agendar evento junto ao Gabinete da Reitoria da UFG;

• Caso o local a ser inaugurado receba o nome de alguma autoridade ou ex-professor da UFG, consultar as especificações da lei LEI Nº 6.454, DE 24 DE OUTUBRO DE 1977, que dispõe sobre a denominação de logradouros, obras serviços e monumentos públicos, e dá outras providências. Além disso, informar a data, local e horário do evento a um representante do homenageado;

• Assegurar-se da limpeza e organização do local a ser inaugurado (importante: a inauguração é uma apresentação pública de um espaço pronto para ser utilizado. Portanto, não se inaugura um local em andamento. Nesse caso, denominamos o evento como "Lançamento" ou "apresentação de um projeto", com visita às obras);

• Elaborar a arte do convite (clique aqui para visualizar modelo de convite); 

• Elaborar a arte da placa de inauguração (clique aqui para verificar modelo de placa);

• Preparar um banco de dados completo dos convidados - em formato planilha (nome completo, cargo e endereço), que auxiliará eventos futuros;

• Com a lista de convidados elaborada, solicitar a confecção dos convites de modo a evitar excesso ou carência de material;

• Detalhar os serviços necessários ao evento (cerimonial, decoração, alimentação, segurança, recepção, sonorização, projeção, dentre outros) e solicitar orçamentos para contratação;

• Caso o evento conte com apresentação cultural, verificar rider técnico do contratado (lista de equipamentos da apresentação) assegurando-se que o local e o momento escolhido são adequados para o tipo de apresentação;

• Solicitar ao CEGEF-UFG a confecção da placa de inauguração, conforme arte elaborada anteriormente. Obs.: encaminhar a arte com 10 dias úteis;

• Imprimir etiquetas para os convites;

• Repassar detalhes do evento com diretoria do órgão ou unidade acadêmica para verificar alterações ou sugestões;

• Providenciar a divulgação do evento junto à ASCOM da UFG com, no mínimo 10 dias de antecedência;

• Entrar em contato com fornecedores escolhidos para o evento e repassar especificações de chegada/montagem, bem como devolução de materiais;

• Visitar novamente o local do evento e conferir estrutura disponível;

• Solicitar a instalação da placa de inauguração no local;

• Encaminhar convites do evento, respeitando os prazos necessários;

• Confirmar presença de autoridades convidadas;

• Definir, junto à equipe de sonorização, músicas para o evento.

NO DIA DO EVENTO:

• Ir ao local do evento e acompanhar a chegada e montagem dos serviços contratados, incluindo apresentação musical;

• Repassar alterações na programação do evento à equipe responsável pelo cerimonial (no mínimo, 8 horas antes do evento).

PÓS-EVENTO:

Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos futuros e para registro histórico das realizações da unidade acadêmica ou órgão. No relatório constam: a análise da participação do público, cópias de listas de presença, resultados de despesas e receitas, resultados obtidos com a divulgação (reunir as notícias publicadas sobre o evento), pontos positivos e negativos do evento e as fotos.

Essa etapa abrange ainda:

• Pagamento de fornecedores;
• Devolução de materiais emprestados;
• Envio de agradecimentos a convidados e autoridades.

 

MATERIAIS DE APOIO:

• Check list para eventos (clique aqui);
• Recomendações sobre Cerimonial e apresentação cultural em eventos (clique aqui);